В чём собственно выбор
Пониженная ставка выглядит очевидно привлекательнее: 5% против 22%. Но она применяется без права на вычет входящего налога. Вы платите меньше, но не уменьшаете этот платёж на НДС, который заплатили поставщикам.
Общая ставка 22% даёт право на вычет. Если вы закупаете товар или услуги у плательщиков НДС, вычет может превысить разницу в ставках.
Поэтому решение сводится к арифметике: какая доля ваших расходов содержит входящий НДС.
Когда выгоднее пониженная ставка
Пониженная ставка обычно выгоднее компаниям с высокой добавленной стоимостью и низкой долей закупок с НДС: услуги, консалтинг, IT, обучение, аренда у неплательщиков.
Если ваши основные расходы - это зарплата, а не закупка, входящего НДС почти нет, и вычитать нечего. В этом случае пониженная ставка выигрывает почти всегда.
Когда выгоднее общая ставка
Общая ставка обычно выигрывает в торговле и производстве: там доля закупок с НДС высокая, и вычет получается существенным.
Есть и второй фактор, не связанный с арифметикой: ваши покупатели. Если они плательщики НДС, счёт-фактура с 22% даёт им вычет, а с 5% - нет. Это влияет на переговоры о цене, и иногда сильнее, чем сам налог.
Выбор нельзя отыграть быстро
Перейти с пониженной ставки на общую по собственному желанию в любой момент нельзя - применение пониженной ставки предполагает длительный период. Это делает расчёт до выбора обязательным, а не желательным.
Мы считаем оба варианта на ваших фактических данных за прошлый год: берём реальные закупки, выделяем те, где есть входящий НДС, и сравниваем годовую нагрузку.